Перечень запрашиваемых сведений
Перечень сведений (документов),
которые могут запрашиваться Агентством у контролируемого лица при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле
1. Учредительные документы;
2. Локальные нормативные правовые акты (нормативные акты) организации, регламентирующие работу архива организации, организацию делопроизводства и экспертизу ценности документов:
1) положение об архиве организации;
2) приказ о назначении ответственного за ведение архива организации;
3) инструкция об охранном режиме архива;
4) инструкция о мерах пожарной безопасности архива;
5) паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;
6) паспорта архивохранилищ;
7) инструкция по делопроизводству;
8) положение об экспертной комиссии организации;
9) приказ о создании экспертной комиссии (утверждении состава экспертной комиссии организации);
10) протоколы заседаний экспертной комиссии организации;
11) номенклатуры дел;
3. Основные и вспомогательные учётные документы архива:
1) книга учёта поступления и выбытия дел, документов (книга учета поступлений документов – для государственных и муниципальных архивов);
2) список фондов;
3) листы фондов;
4) описи дел, документов;
5) реестр описей;
6) дела фондов;
7) книги учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища;
8) карточки учета необнаруженных архивных документов;
9) акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
10) акты об утрате документов;
11) акты о неисправимом повреждении архивных документов;
12) акты проверки наличия и состояния архивных документов;
13) акт о технических ошибках в учетных документах;
14) акты приема-передачи архивных документов на хранение;
15) акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
16) акты приема на хранение архивных документов личного происхождения;
17) акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;
18) акты об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;
19) акты об обнаружении архивных документов;
20) акты описания архивных документов, переработки описей;
21) перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
22) реестр описей особо ценных дел, документов;
4. Иные документы архива:
1) журнал учета температурно-влажностного режима;
2) карточки постеллажного топографического указателя;
3) карточки пофондового топографического указателя.
4) книги учета (базы данных) регистрации поступающих запросов о выдаче архивных копий (выписок), архивных справок;
5) заявления, письма граждан и организаций о получении архивных справок, архивных копий (выписок) по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.