Перечень запрашиваемых сведений

Перечень сведений (документов),

которые могут запрашиваться Агентством у контролируемого лица при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

1. Учредительные документы;

2. Локальные нормативные правовые акты (нормативные акты) организации, регламентирующие работу архива организации, организацию делопроизводства и экспертизу ценности документов:

1) положение об архиве организации;

2) приказ о назначении ответственного за ведение архива организации;

3) инструкция об охранном режиме архива;

4) инструкция о мерах пожарной безопасности архива;

5) паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

6) паспорта архивохранилищ;

7) инструкция по делопроизводству;

8) положение об экспертной комиссии организации;

9) приказ о создании экспертной комиссии (утверждении состава экспертной комиссии организации);

10) протоколы заседаний экспертной комиссии организации;

11) номенклатуры дел;

3. Основные и вспомогательные учётные документы архива:

1) книга учёта поступления и выбытия дел, документов (книга учета поступлений документов – для государственных и муниципальных архивов);

2) список фондов;

3) листы фондов;

4) описи дел, документов;

5) реестр описей;

6) дела фондов;

7) книги учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища;

8) карточки учета необнаруженных архивных документов;

9) акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

10) акты об утрате документов;

11) акты о неисправимом повреждении архивных документов;

12) акты проверки наличия и состояния архивных документов;

13) акт о технических ошибках в учетных документах;

14) акты приема-передачи архивных документов на хранение;

15) акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

16) акты приема на хранение архивных документов личного происхождения;

17) акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;

18) акты об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;

19) акты об обнаружении архивных документов;

20) акты описания архивных документов, переработки описей;

21) перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

22) реестр описей особо ценных дел, документов;

4. Иные документы архива:

1) журнал учета температурно-влажностного режима;

2) карточки постеллажного топографического указателя;

3) карточки пофондового топографического указателя.

4) книги учета (базы данных) регистрации поступающих запросов о выдаче архивных копий (выписок), архивных справок;

5) заявления, письма граждан и организаций о получении архивных справок, архивных копий (выписок) по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.